Hướng dẫn lập dự toán chi phí sản xuất phim một cách hiệu quả.

Việc lập dự toán chi phí là một phần quan trọng trong quá trình sản xuất phim. Bất kỳ ai mơ hồ nghĩ đến sự nghiệp nhà sản xuất đều cần biết cách lập ngân sách phim. Vì phần mềm ngân sách phim như Movie Magic Budgeting, Showbiz Budgeting và EP Budgeting có thể chạy ở mức giá khá cao, nên có những bản mẫu dự toán chi phí sản xuất phim miễn phí được tạo ra theo cấu trúc tiêu chuẩn của phim truyện.

 

 

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách lập dự toán chi phí sản xuất phim hiệu quả:

Các giai đoạn lập chi phí sản xuất phim

Ngân sách phim thường được tạo ra trong hai giai đoạn:

• Giai đoạn sơ bộ: được tạo ra để huy động vốn và thường không chi tiết hoặc mở rộng. Nó thường chỉ cung cấp bảng tổng hợp (TS) tổng hợp các tài khoản và chứa các chi phí tiềm năng.
• Giai đoạn sau khi huy động vốn: chi phí được hoàn thiện và do đó phức tạp hơn nhiều. Các con số là thực tế vì bây giờ chúng có thể dựa trên báo giá và hợp đồng thực tế.

Phân loại chi phí sản xuất phim trong dự toán

Hầu hết các ngân sách phim đều có chung bốn loại sau:

• ATL (ABOVE-THE-LINE): Bao gồm chi phí phát triển, nhân lực và đoàn làm phim thường tham gia vào giai đoạn phát triển. Nhà văn, nhà sản xuất, đạo diễn và diễn viên được bao gồm trong danh mục này. Đừng quên tất cả các hợp đồng SAG, như đội đóng thế và giáo viên trường quay. Tất cả các chi phí tiền sản xuất và đi lại cho các vị trí này cũng được tính trong phần này của ngân sách sản xuất phim.
• Ngân sách sản xuất (BELOW-THE-LINE): Chứa phần lớn các tài khoản tổng thể. Tất cả các chi phí tiền sản xuất và sản xuất, thiết bị và lao động BTL (dưới mức chuẩn) được tính trong danh mục này. Hầu hết mọi thứ đều được quản lý trong danh mục này: địa điểm, giấy phép, xe tải, máy ảnh, kẹp và điện, v.v.
• Hậu kỳ (BELOW-THE-LINE): Bao gồm mọi thứ liên quan đến quá trình hậu kỳ. Tất cả các chi phí cho cơ sở vật chất, thiết bị, dịch vụ và lao động, cần được tính trong danh mục này.
• Khác: Danh mục này là nơi tập hợp tất cả, bao gồm các chi phí liên quan đến quảng cáo và phân phối dự án. Những điều thú vị như chi phí công khai, lễ hội và luật sư. Đảm bảo bao gồm bảo hiểm sản xuất và bất kỳ chi phí tạo nào khác cho văn phòng sản xuất.

Các Bước Lập Dự Toán Chi Phí Sản Xuất Phim

1. Bắt đầu với các tài khoản ngân sách phim: Loại dự án và thể loại đóng một vai trò quan trọng trong cấu trúc tài khoản và tài khoản phụ của bạn trên bảng phân tích ngân sách phim. Ngân sách làm phim tài liệu, phim ngắn hay phim truyện? Mẫu ngân sách phim của bạn sẽ trông rất khác nhau cho mỗi loại. Ngoài loại dự án, thể loại hoặc chi tiết cụ thể của dự án cũng ảnh hưởng đến các tài khoản, đặc biệt là trong các danh mục sản xuất và hậu kỳ. Một bộ phim kinh dị sẽ cần ngân sách trang điểm cao hơn so với một bộ phim hoạt hình dành cho trẻ em.
2. Luôn lập ngân sách cho trường hợp xấu nhất: Sự lạc quan là điều tuyệt vời, nhưng bạn phải chuẩn bị cho bất cứ điều gì và mọi thứ có thể xảy ra sai sót. Diễn viên bị ốm, đoàn làm phim bị thương, địa điểm sụp đổ, thời tiết không hợp tác, đồ đạc bị hỏng, hư hỏng và thất lạc. Nếu bạn chưa tính toán đúng mức cho những rủi ro này, bạn có thể gây nguy hiểm cho dự án. Nếu bạn có kế hoạch B và C, bạn sẽ không cần đến nó. Và nếu bạn không có, bạn sẽ làm.
3. Tính đến ngày chuẩn bị của bạn: Ngày chuẩn bị là những ngày ngoài quay phim khi đoàn làm phim của bạn đang làm việc để sẵn sàng quay phim. Ví dụ: các thành viên của camera & G/E cần ít nhất 1 ngày trước khi quay để chuẩn bị. Thiết kế sản xuất, đơn vị sản xuất, bộ phận AD và những người khác cần thêm thời gian để chuẩn bị do dự án cụ thể xác định.
4. Tính phí bộ dụng cụ của bạn: Một số vị trí và bộ phận sẽ mang theo thiết bị thuộc sở hữu của họ đến làm việc và tính phí sản xuất phí bộ dụng cụ cho việc sử dụng thiết bị cá nhân của họ. Phí bộ dụng cụ có thể được tính theo ngày hoặc theo tuần. Chi phí thay đổi tùy thuộc vào thiết bị và dự án. Ví dụ về các vị trí có thể yêu cầu phí bộ dụng cụ: quản lý sản xuất, nghệ sĩ trang điểm, tủ quần áo và AC đầu tiên. Luôn tốt hơn là lập ngân sách cho một khoản phí bộ dụng cụ và không sử dụng nó hơn là ngược lại – điều này cộng lại rất nhanh. Theo thời gian, bạn sẽ biết được vị trí nào yêu cầu phí bộ dụng cụ.
5. Trợ cấp cho OT: Giờ làm thêm (OT) được tính gấp đôi sau 12 giờ và khi không được lập ngân sách có thể gây ra tình trạng vượt mức lớn. Giờ làm thêm trong công việc thường rẻ hơn so với việc thêm một ngày quay khác và đó là lý do tại sao chúng tôi thường cố gắng để hoàn thành nó. Luôn bao gồm một khoản trợ cấp cho OT trong ngân sách của bạn ngay cả khi bạn nghĩ rằng bạn sẽ không cần đến nó. Bạn luôn có thể tìm thấy một nơi chắc chắn để phân bổ lại nó, nếu không sử dụng.
6. Lập ngân sách cho ngày nhận hàng của bạn: Ngày nhận hàng diễn ra sau các ngày quay theo lịch trình để quay một thứ gì đó bị bỏ lỡ trong quá trình chụp ảnh chính. Các cảnh quay dài hơn có nhiều ngày nhận hàng được lập ngân sách. Ví dụ: một dự án dạng ngắn sẽ được hưởng lợi từ ngay cả 1 ngày nhận hàng với một nhóm dự án. Trong khi đó, một bộ phim truyện quay trong 30-45 ngày thường có ít nhất 3 ngày nhận hàng được lập ngân sách.
7. Có kế hoạch dự phòng: Số tiền dự phòng thể hiện phần đệm tài chính được dành riêng để xử lý các vấn đề chưa biết. Dự phòng 10% là một khoản tiền chắc chắn cho bất kỳ dự án nào, đặc biệt nếu bạn đã thêm vào các danh mục khác và tính đến khoản lỗ và thiệt hại (L&D) trong một số bộ phận. Chỉ định số tiền dự phòng trước, trước khi lập ngân sách. Bằng cách đó bạn được bảo hiểm!
8. Ngân sách tổn thất và thiệt hại: Trong thế giới ngân sách phim, Tổn thất và thiệt hại (L&D) bao gồm thiết bị bị mất, bị đánh cắp hoặc bị hư hỏng. Tốt nhất là sử dụng số tiền khấu trừ từ chính sách bảo hiểm sản xuất của bạn trong ngân sách. Bạn sẽ cần phải trả khoản khấu trừ nếu một thiết bị đắt tiền có liên quan. Hãy nhớ rằng nhiều ‘lỗi’ trên các danh mục hoặc nhà cung cấp có thể xảy ra trong một công việc duy nhất, vì vậy hãy chuẩn bị sẵn sàng.
9. Bao gồm bảo hiểm sản xuất: Bảo hiểm sản xuất bao gồm việc sản xuất trong trường hợp mất mát và thiệt hại. Nó được yêu cầu để đảm bảo giấy phép, địa điểm và thuê thiết bị. Và với chính sách bồi thường cho người lao động được đính kèm, phi hành đoàn cũng được bảo hiểm trong trường hợp xảy ra bất kỳ thương tích nào. Bạn cần có chính sách bảo hiểm để thực hiện hầu hết các công việc, vì bạn không thể nhận được giấy phép nếu không có nó.
10. Chú ý đến lỗi và thiếu sót: Lỗi và thiếu sót (E&O) bảo vệ việc sản xuất và các nhà sản xuất của mình khỏi các khiếu nại về trách nhiệm pháp lý phát sinh từ các dự án được phát sóng trên truyền hình, chiếu trên rạp hoặc được phân phối để bán. Điều này không bắt buộc đối với mọi dự án. Ngoại trừ Lỗi và Thiếu sót, bạn nên đưa tất cả những điều trên vào ngân sách của mình. Luôn đệm các con số để tính đến những điều bất ngờ. Ví dụ: nếu bạn cần AD cho 2 ngày chuẩn bị, hãy bao gồm 3 ngày chuẩn bị. Nếu AD không cần thêm ngày, một bộ phận khác sẽ cần. Kinh nghiệm là người thầy tốt nhất, hãy tìm một người cố vấn và chạy ngân sách của bạn bởi họ.

Sử Dụng Phần Mềm Ngân Sách Phim

Mặc dù mẫu ngân sách sản xuất phim có thể giúp bạn tổ chức giai đoạn tiền sản xuất, nhưng đôi khi bạn cần có phần mềm ngân sách phim. Một số lý do phổ biến là:

• Bạn đang tham gia một dự án công đoàn và cần xử lý các khoản phụ cấp, giới hạn và hình phạt.
• Bạn cần tạo ngân sách.
• Bạn cần nhóm các tài khoản của mình.
• Bạn đang giao dịch với nhiều loại tiền tệ.
• Bạn đang tính phí dựa trên tỷ lệ phần trăm.

Có rất nhiều phần mềm ngân sách phim có sẵn, Movie Magic Budgeting là tiêu chuẩn cho phim và TV. Nếu bạn không chắc nên sử dụng cái gì, hãy tìm hiểu xem nhóm hoặc đồng nghiệp của bạn đang sử dụng cái gì.

Lưu Ý Khi Lập Dự Toán

Mỗi ngân sách phim là duy nhất. Phần mềm ngân sách phim như Movie Magic Budgeting có thể tổ chức chi phí của bạn, nhưng nó không thể cung cấp cho bạn kinh nghiệm trong thế giới thực. Bạn càng có thể nghiên cứu nhiều ngân sách sản xuất ‘thực tế’ thì càng tốt. Cố gắng tìm các mẫu ngân sách phim trong cùng lĩnh vực với ngân sách bạn đang tạo.

Ví dụ: tốt hơn là sử dụng các mẫu ngân sách phim truyện cho phim truyện hơn là cho dự án video âm nhạc. Cho dù bảng phân tích ngân sách phim của bạn kỹ lưỡng đến đâu, bạn không thể tính đến thực tế. Có một bảng tính ngân sách phim hoạt động giúp chi phí của bạn chính xác nhất có thể.

Theo Studio Blinder.